공공기관 데이터 파기, 11월 1일부터 내부 관리계획에 무엇이 달라질까

개정된 제4조제1항에는 다음 항목이 추가됐습니다.

• 제12호: 개인정보 출력과 복사 시 안전조치에 관한 사항

• 제13호: 개인정보 파기에 관한 사항

종전에도 제12조에는 출력과 복사 시 안전조치가, 제13조에는 개인정보 파기에 관한 기준이 있었습니다. 이번 개정의 핵심은 이 업무를 내부 관리계획에도 포함하도록 수립 항목을 확대한 데 있습니다. 개인정보 파기 의무나 저장매체의 파기방법이 이번에 처음 생기는 것은 아닙니다.

근거: 개인정보보호위원회 2025년 10월 31일 개정 안내, 개인정보의 안전성 확보조치 기준 신구조문 비교 및 부칙

기관에서 사용하던 PC나 서버를 폐기할 때, 개인정보가 담긴 저장매체의 처리방법과 담당 업무가 내부 관리계획에 연결돼 있는지 살펴보세요. 실제 운영에 옮기기 위한 점검 항목은 다음과 같습니다.

1. 파기 대상: 어떤 HDD와 SSD를 처리할지, 보존할 개인정보나 기록물이 남아 있지 않은지 확인합니다.

2. 처리방법: 매체 종류와 기관의 적용 기준에 따라 파기방법을 정하고, 작업을 맡는 담당자와 업체가 같은 내용을 확인합니다.

3. 인계와 작업 확인: 현장 작업인지 외부 반출인지 구분하고, 인계 수량과 작업 확인 담당자를 정합니다.

4. 결과 관리: 처리한 대상과 수량을 대조하고, 기관이 요구하는 작업 내역과 증빙 자료를 남깁니다. 파기 계획, 시행 및 결과를 개인정보 보호책임자에게 보고하는 절차와 기록 및 관리 방안도 내부 관리계획에 포함합니다.

이 목록은 개정 내용을 저장매체 파기 업무에 반영하기 위한 실무 점검안입니다. 개인정보보호위원회 안내서(2025.11.) 49쪽은 파기 계획과 시행 및 결과의 보호책임자 보고 절차, 기록과 관리 방안을 내부 관리계획에 포함하도록 해설합니다. 개정 조항이 모든 기관에 동일한 사진 양식이나 증명서 서식을 새로 지정한 것은 아닙니다.

근거: 개인정보보호위원회 안전성 확보조치 기준 안내서(2025.11.) 49쪽

개인정보 파기 계획을 정리하면서 공공기록물의 보존 의무도 함께 확인해야 합니다. 공공기록물은 법 제27조에 따른 절차를 확인하고, 기록관과 특수기록관 소관 기록물은 시행령 제43조의 평가 및 폐기 절차를 확인해야 합니다. 계속 보존할 기록물이 담긴 매체는 장비 교체 일정만으로 파기 대상을 정해서는 안 됩니다.

근거: 공공기록물법 제27조, 공공기록물법 시행령 제43조

시행 전에 기관의 내부 관리계획과 실제 HDD 및 SSD 파기 업무를 나란히 놓고 점검해 보세요. 파기 대상 선정부터 담당자, 처리방법, 결과 관리까지 계획과 현장 업무가 이어지는지 확인하는 것이 이번 개정에 대비하는 출발점입니다.