공유 대상과 링크 사용 기간을 함께 정하세요
공유 링크에 비밀번호를 설정하는 것은 접근을 제한하는 한 방법이지만, 그 설정 하나만으로 누가 파일을 받았는지 또는 받은 파일이 이후 어떻게 사용되는지까지 통제할 수는 없습니다. 공유할 대상과 자료의 범위, 링크 유효기간과 전달 방법을 함께 정해야 합니다.
성남에서 시놀로지 NAS 운영 상담을 준비한다면 외부 업체에 파일을 보내는지, 사내 사용자끼리 공유하는지부터 구분해 보세요. File Station의 공유 링크는 다운로드를 위한 기능이며, 외부에서 파일을 받아야 할 때 사용하는 파일 요청과도 목적이 다릅니다.
먼저 어떤 파일을 누구에게 보낼지 정하세요
공유 링크를 만들기 전에는 대상 파일과 폴더, 하위 폴더에 포함된 내용을 확인하세요. 여러 업무 자료가 함께 있는 폴더 전체를 공유하는 대신 전달이 필요한 파일만 따로 준비하면 범위를 확인하기 쉽습니다. 개인정보나 계약 자료가 포함된다면 회사의 공유 정책과 승인 범위도 먼저 살펴야 합니다.
예를 들어 거래처에 제출할 문서 한 개를 보내는 상황이라면, 그 파일의 내용과 수신자를 먼저 확인하고 필요한 기간 동안만 전달 방법을 정할 수 있습니다. 이는 이해를 돕기 위한 일반적인 예시이며 실제 고객 작업 사례가 아닙니다.
내부 계정 공유와 암호 보호 링크는 다릅니다
DSM 7 File Station의 보안 공유 설정은 지정한 DSM 사용자나 그룹이 로그인하는 내부 공유와, 암호를 설정해 다른 사람에게 전달하는 공개 링크를 구분합니다. 실제 사용 가능한 메뉴와 권한은 DSM 버전 및 관리자 설정에 따라 다를 수 있습니다.
암호로 보호한 공개 링크는 링크와 암호를 알게 된 사람이 접근할 가능성을 고려해야 합니다. 받는 사람의 신원을 따로 지정하는 방식과 같다고 가정하지 말고, 수신자 확인이 중요하면 해당 업무에 맞는 계정 기반 공유나 조직의 승인된 전달 방법을 검토하세요. 링크와 비밀번호를 전달할 때는 수신자를 다시 확인하고 가능하면 서로 다른 경로를 이용합니다.
유효기간과 접근 횟수는 각각 설정합니다
File Station은 공유 링크의 유효기간과 허용 접근 횟수를 별도로 설정할 수 있습니다. 기간이 지나거나 설정한 접근 횟수에 도달하면 링크가 유효하지 않게 됩니다. 다만 접근 횟수는 서로 다른 사람의 수나 실제로 내려받기를 완료한 횟수와 같다고 단정할 수 없습니다.
업무에 필요한 기간과 예상 사용 방식을 기준으로 설정하고, 상대방이 접근할 수 있는지 필요한 범위에서 확인하세요. 사용이 끝나면 공유 링크 관리자에서 해당 링크를 확인하고 필요 없는 링크를 종료할 수 있습니다. 링크와 비밀번호를 함께 공개 게시물이나 공개 채팅에 올리지 마세요.
링크를 종료해도 이미 받은 파일은 남을 수 있습니다
유효기간이 끝나거나 링크를 삭제하면 그 링크를 통한 이후 접근을 제한하는 데 도움이 됩니다. 이미 수신자가 다운로드하거나 다른 곳에 복사한 파일까지 자동으로 회수하는 기능으로 생각해서는 안 됩니다. 민감한 자료라면 처음부터 공유할 범위와 수신자의 보관 방법을 함께 정하는 것이 중요합니다.
공유 링크 관리자에는 유효, 만료, 아직 유효하지 않음 등의 상태가 표시됩니다. ‘Broken’은 파일이나 폴더가 없어졌거나 적절한 접근 권한이 없는 경우를 뜻할 수 있으므로, 링크가 열리지 않는다고 곧바로 원본 파일 삭제나 NAS 고장으로 단정하지 마세요.
링크가 안 열릴 때는 연결 조건도 살펴보세요
공유 대상이 외부에 있다면 그 사람이 NAS에 연결할 수 있는 주소인지와 링크의 유효기간, 암호 및 접근 권한을 확인해야 합니다. Synology는 공유 링크의 네트워크 주소가 NAS 연결 설정에 따라 달라질 수 있다고 안내합니다. 같은 주소가 모든 내부망과 외부망에서 열리는 것은 아닙니다.
외부 접속을 위해 공유기나 NAS의 보안 설정을 임의로 넓게 변경하기보다 현재 연결 방식과 필요한 범위를 관리자와 검토하세요. 링크를 전달하는 것과 외부에서 접근 가능한 경로를 구성하는 것은 별개의 확인 항목입니다.
성남 NAS 파일 공유 상담 전에 준비할 정보
지유넷은 성남 지역의 NAS 구축 및 운영 상담을 안내합니다. NAS 모델과 DSM 버전, 사내 공유인지 외부 전달인지, 파일을 보내는지 받는지, 링크 상태와 오류 문구, 접근해야 하는 사용자 범위를 아는 만큼 정리해 주세요. 외부에서 자료를 받아야 한다면 파일 요청 기능의 업로드 대상과 보호 설정도 별도로 확인할 수 있습니다.
공개 접수처는 경기도 성남시 분당구 미금로 215 대원상가 123호입니다. 방문이나 택배를 계획하기 전에 접수 방법을 문의해 주세요. 상담 화면에는 실제 공유 주소, 비밀번호, 외부 주소와 불필요한 계정 정보를 가려 전달하세요. 이 글의 이미지는 설명을 위해 제작한 개념 이미지이며 실제 고객 화면이 아닙니다.
참고 자료
아래 Synology 자료에서 공유 대상, 링크 유효기간과 연결 조건을 확인하세요.