사용자 계정
사용자(User) 계정은 NAS에 로그인할 때 자신을 구분하는 이름입니다. 김민수와 이지현이 각자의 계정으로 접속하면, 같은 NAS를 쓰더라도 각자 사용할 수 있는 폴더를 다르게 정할 수 있습니다.
NAS ACCOUNT GUIDE
함께 쓰는 계정과 폴더
직원들과 NAS를 함께 쓰려면 무엇부터 준비할까요?
NAS(Network Attached Storage)는 네트워크에 연결해 파일을 저장하고 공유하는 장치입니다. 직원마다 로그인할 계정을 만들고, 같은 자료를 쓰는 사람들을 그룹으로 묶은 뒤 업무별 공유폴더를 연결하면 자료를 함께 쓰면서도 사용 범위를 나눌 수 있습니다.
01 / USERS GROUPS AND FOLDERS
사용자, 그룹과 공유폴더는 각각 무엇인가요?
사용자는 로그인하는 사람, 그룹은 같은 자료를 사용할 사람들의 묶음, 공유폴더는 파일을 보관하고 함께 사용하는 공간입니다.
사용자 그룹
그룹(Group)은 같은 폴더나 기능을 사용할 계정들을 묶은 것입니다. 영업팀 그룹에 직원 계정을 넣고 영업자료 폴더를 사용하도록 정하면, 직원마다 같은 설정을 반복하는 일을 줄일 수 있습니다.
공유폴더
공유폴더(Shared Folder)는 NAS가 네트워크로 제공하는 파일 보관 장소입니다. 공통자료, 영업자료, 프로젝트처럼 용도에 맞게 나눕니다. 공유폴더라는 이름이 모든 사람에게 공개된다는 뜻은 아닙니다.
02 / USER ACCOUNTS
파일을 쓰는 계정과 장비를 관리하는 계정을 나눕니다
직원은 업무 파일을 열고 저장하고, 관리자는 계정을 만들거나 NAS 설정을 바꿉니다. 담당하는 일이 다르므로 필요한 권한도 다릅니다.
직원별 계정
직원마다 자신의 계정으로 접속하게 합니다. 입사한 사람에게 필요한 폴더를 연결하고, 퇴사한 사람의 접속을 중지할 때 다른 직원의 로그인까지 바꿀 필요가 없습니다. 한 계정을 함께 쓰면 누가 사용했는지 구분하기도 어렵습니다.
예를 들어 담당자가 바뀌어도 공용 폴더의 자료는 그대로 두고, 새 담당자의 계정에 사용 권한을 연결할 수 있습니다. 사람의 로그인 정보와 회사가 보관할 업무 자료를 분리해 두는 이유입니다.
관리자 계정
관리자는 사용자 등록과 장비 설정 같은 관리 기능을 사용할 수 있습니다. 공유폴더를 쓴다는 이유로 모든 직원에게 관리자 권한을 주지 않습니다. 관리 담당자도 일상적인 파일 작업에는 일반 계정을 따로 사용하는 구성을 권합니다.
03 / USER GROUPS
같은 자료를 사용할 사람들을 그룹으로 묶습니다
그룹은 하나의 로그인 계정을 나눠 쓰는 방식이 아닙니다. 직원은 각자 로그인하고, 그룹을 통해 파일을 읽거나 수정할 수 있는 범위인 권한을 함께 부여받습니다.
부서별 그룹
영업팀과 제작팀이 서로 다른 자료를 쓴다면 부서별 그룹으로 나눕니다. 새 직원은 해당 그룹에 추가하고, 부서를 옮긴 직원은 이전 그룹에서 제외한 뒤 새 그룹에 넣습니다. 개인별로 흩어진 설정보다 부서 자료를 사용할 사람을 파악하기 쉽습니다.
프로젝트별 그룹
여러 부서가 함께 일한다면 프로젝트 참여자만 별도 그룹으로 묶습니다. 영업팀 직원도 부서 그룹과 프로젝트 그룹에 함께 속할 수 있습니다. 프로젝트가 끝나면 담당자가 자료 보관과 참여자의 접근 범위를 정리합니다.
영업팀과 제작팀이 참여하는 프로젝트라면 두 부서 전체가 아니라 실제 참여자만 프로젝트 그룹에 넣습니다. 그룹별로 어떤 폴더를 읽고 수정하는지 정해 두면 겸임 직원도 자신의 계정 하나로 필요한 자료를 사용할 수 있습니다.
05 / OFFICE EXAMPLE
직원 계정은 그대로 두고 그룹과 폴더를 연결합니다
영업팀과 제작팀이 함께 쓰는 사무실을 가정한 구성 예시입니다. 읽기는 파일을 여는 범위, 쓰기는 파일을 추가하거나 수정하는 범위를 뜻합니다. 실제 세부 권한은 사용하는 NAS에서 적용합니다.
05A / FOLDER ASSIGNMENT
공유폴더와 사용할 사람
공통자료는 전체 직원이 읽고, 부서와 프로젝트 자료는 해당 업무를 맡은 사람들이 사용하도록 구성한 예시입니다.
| 번호 | 공유폴더 | 사용할 사람과 그룹 | 자료 사용 방식 |
|---|---|---|---|
| 01 | 공통자료 | 전체 직원과 자료 관리 담당자 | 직원은 읽고, 담당자는 서식과 공지를 수정합니다. |
| 02 | 영업자료 | 영업팀 그룹 | 영업 담당자가 견적과 계약 업무 자료를 함께 작성합니다. |
| 03 | 제작자료 | 제작팀 그룹 | 제작 담당자가 작업 파일을 저장하고 수정합니다. |
| 04 | 공동프로젝트 | 해당 프로젝트 참여자 그룹 | 부서와 관계없이 참여자들이 공동 작업 파일을 사용합니다. |
05B / STAFF CHANGES
직원과 담당자가 바뀌었을 때
위 구성을 유지하면서 입사와 업무 인계에 맞춰 계정과 그룹을 조정합니다.
새 직원이 들어왔을 때
직원 계정을 만들고 담당 업무의 그룹에 넣습니다. 직원 계정으로 필요한 폴더를 열고 파일을 저장해 봅니다. 관리자의 화면에서 보인다는 사실만으로 직원도 사용할 수 있다고 판단하지 않습니다.
담당자가 바뀌었을 때
후임자는 자신의 계정으로 업무 자료를 이어받습니다. 전임자의 접속 범위를 정리하기 전에 개인 폴더의 업무 자료와 자동 작업에 쓰는 계정도 살펴봅니다. 비밀번호만 넘기는 방식으로 인계를 끝내지 않습니다.
인계할 자료는 회사가 관리하는 공용 폴더로 정리하고 후임자에게 필요한 권한을 부여합니다. 전임자의 이름으로 실행되는 백업이나 연동 작업은 담당 계정을 바꾼 뒤 정상 동작을 시험합니다. 인계 완료와 전임자의 접속 중단을 각각 기록하면 자료 누락과 계정 방치를 줄일 수 있습니다.
06 / QUESTIONS AND ANSWERS
사용자와 공유폴더 FAQ
계정과 그룹의 차이, 공유폴더를 나누는 방법에 관한 질문입니다.
01직원들이 같은 계정으로 사용해도 되나요?
여럿이 한 계정을 쓰면 사람별로 접근을 중지하거나 사용자를 구분하기 어렵습니다. 직원별 계정을 만들고, 같은 자료를 쓸 사람들을 그룹으로 묶는 구성을 권합니다.
02한 직원이 여러 그룹에 속할 수 있나요?
부서 그룹과 프로젝트 그룹에 함께 속하는 구성이 가능합니다. 여러 그룹에서 부여한 권한이 겹치는 경우에는 실제 적용 결과를 따로 살펴봐야 합니다.
03공유폴더를 만들면 누구나 볼 수 있나요?
공유폴더는 네트워크로 제공하는 파일 공간이라는 뜻입니다. 사용할 계정과 그룹을 정해야 하며, 이름만으로 전체 공개나 비공개가 결정되지는 않습니다.
04부서마다 디스크를 따로 설치해야 하나요?
공유폴더를 나누는 일과 물리적인 디스크를 나누는 일은 다릅니다. 하나의 저장공간에서도 업무에 맞춰 여러 공유폴더를 구성할 수 있습니다.
05그룹 이름과 공유폴더 이름을 같게 해야 하나요?
같을 필요는 없습니다. 그룹은 사람들의 묶음이고 공유폴더는 자료를 보관하는 장소입니다. 예를 들어 프로젝트A 그룹이 공동프로젝트 폴더와 공통자료 폴더를 함께 사용할 수 있습니다.
NAS ACCOUNT CONTACT
사용할 직원과 나눌 자료를 알려주세요.
직원 수와 부서, 함께 쓸 폴더와 담당자만 사용할 자료를 알려주세요. 지유넷은 계정과 그룹, 공유폴더를 업무에 맞게 구성하고 실제 직원 계정으로 파일 열기와 저장을 확인합니다.